Offre d'emploi

Description du poste

Élaboration de la politique générale administrative et financière de l’association
En lien avec la direction et le conseil d’administration :

• Co-décision de sous-traiter ou non certaines fonctions
• Co-définition des axes stratégiques

Gestion RH

• Pilote le chargé d’administration avec accompagnement et contrôle des missions effectuées ;
• Dossier d’aides à l’emploi, relations avec Pôle Emploi et les collectivités territoriales concernées ;
• Gestion administrative du personnel : contrat de travail permanent·es, intermittent·es, médecine du travail, mutuelle, suivi des arrêts de travail, suivi du temps de travail, des congés, des récupérations, fournitures des infos des bulletins, établissement des bulletins de paie ;
• Archivage social ;
• Vérification DSN ;
• Export journal de paie ;Archiver les documents de fin de contrats.

Relations avec les partenaires institutionnels publics, les partenaires locaux et le quartier, financeurs privés

• Élaborer les suivis budgétaires de demande de subventions ;
• Élaborer les constructions budgétaires de demande de subventions ;
• Archiver les dossiers de subvention ;
• Envoyer les documents de dépôts et bilans de subventions.

Gestion administrative de la structure et fiscalité

• Fourniture au commissaire aux comptes des infos sur les participant·es aux ateliers ;
• Préparer et suivre les AG et les CA en fournissant des bilans et toute l’info aidant à la décision ;
• Suivre les obligations assurantielles relatives aux activités et à la structure ;
• Publier les comptes au JO ;
• Suivre les obligations sociales et fiscales (DSN, TVA…) ;
• Répondre aux inspections en cas de contrôle ;
• Envoyez les états de TVA ;
• Suivre taxes sur salaires ;
• Élaborer outils de suivi et valorisation bénévolat ;
• Incrémenter données valorisation bénévolat.

Gestion comptable et financière

• Veiller à la conformité et à la bonne transmission des pièces comptables à l’expert-comptable ;
• Établir et suivre le budget prévisionnel de la structure et ceux des différents projets et activités ;
• Élaborer des outils de suivi budgétaire et les mettre à jour ;
• Retraiter les journaux comptables pour faire la mise à jour des documents de suivi budgétaire ;
• Réaliser la saisie du journal et le pointage bancaire ;
• Réaliser le suivi de trésorerie ;
• Effectuer la facturation courante et suivre les encaissements ;
• Effectuer les règlements ;
• Être l’interlocuteur·ice de la banque, de l’expert-comptable, du commissaire aux comptes ;
• Effectuer les dépôts bancaires ;
• Fournir les journaux semestriels et/ou les pièces comptables au commissaire aux comptes ;
• Suivi et co-réalisation du bilan comptable et compte de résultat avec l’expert-comptable ;
• Calculer les marges et SIG propres à l’activité bar et restauration.

Dialogue Social

• Organiser les élections CSE ;
• Organiser les temps de concertation avec le CSE ;
• Archiver les documents relatifs aux élections et consultations ;
• Veille sociale et obligations légales ;
• Participer aux enquêtes de qualités de vie au travail.

Juridique et Suivi du plan

• Contribuer aux dossiers juridiques RG et mairie ;
• Archiver les documents ;
• Vérifier le suivi du plan notamment sur la comptabilité et bilans.

Missions complémentaires

• Participation à la vie de l’association : temps forts, Assemblée Générale, etc ;
• Participation selon possibilité aux espaces de co-construction avec l’équipe (programmation, conception des multi espaces, etc).

Description du profil recherché

• Excellent sens de l’organisation, rigueur requise
• Autonomie requise et capacité de travail en équipe
• Capacité de délégation
• Force de proposition et capacité d’adaptation nécessaire
• Maîtriser les logiciels informatiques pack office, sPAIEctacle
• Connaissance des enjeux du secteur culturel et idéalement de la vie d’un lieu artistique et culturel
• Expérience souhaitée de 3 ans à des fonctions similaires dans le secteur culturel ou de l’économie sociale et solidaire, mais tout profil sera étudié

Modalités

• MOYENS HUMAINS ET TECHNIQUES MIS À DISPOSITION
  Le·a responsable adminisatrif·ve et financier·e aura à sa disposition les moyens matériels internes de l’association soit un ordinateur individuel, bureaux et matériels administratifs. La personne pilote accompagne un chargé d’administration.
• CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE
  Des temps de travail en soirée et en weekend sont à prévoir lors des événements et temps forts de Mains d’Œuvres (fête d’anniversaire, festival MOFO, assemblée générale). La programmation à Mains d’Œuvres étant construite de manière collégiale par l’ensemble de l’équipe, le·a responsable administrif·ve et financier·e sera donc invité·e à y contribuer s’iel le souhaite.
• DATE DE PRISE DE FONCTION : Début janvier 2024
• DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 12 novembre 2023
• RÉMUNÉRATION ENVISAGÉE : groupe G selon convention collective ECLAT, statut cadre
• LIEU : Saint-Ouen (93)
• CONVENTION : Convention collective ECLAT
• TYPE DE CONTRAT : Contrat de 35h, prise en charge de 50% du pass Navigo et mutuelle

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